Precisa organizar seus horários? Arranjar tempo para estudar, ser freelancer e aproveitar algumas horas com amigos e família? A melhor alternativa é usar aplicativos e ferramentas voltados para a produtividade.
Sistematizar as tarefas é essencial para o sucesso de qualquer empreitada — pouco importa se você tem um trabalho autônomo, se atua como um nômade digital ou se deseja passar no Enem ou no vestibular. É pelo controle das atividades que você consegue fazer mais em menos tempo e atingir ganhos relevantes.
A questão é: quais são os melhores aplicativos, aqueles que realmente contribuem no seu dia a dia? Apresentamos 7 deles neste post! Então, que tal conferir como funcionam e ver qual se adapta melhor ao seu dia a dia?
A ideia desse aplicativo é permitir que você crie várias listas para organizar todas as atividades que precisa realizar durante o dia. Uma tarefa maior pode ser dividida em ações menores, o que assegura uma boa visualização das suas obrigações.
Por exemplo, se você precisa criar um artigo para blog, pode dividir a atividade em: pesquisa, redação, revisão, busca de imagem e publicação. Cada uma das tarefas pode ter um prazo de entrega e ainda há a possibilidade de programar um aviso para evitar qualquer tipo de esquecimento.
Caso ocorra algum imprevisto e alguns afazeres fiquem atrasados, eles são marcados em vermelho. Já aqueles que são recorrentes podem ter uma configuração diferente, para que uma nova atividade seja criada todas as semanas, por exemplo.
Outro benefício do Wunderlist é permitir a marcação de uma ou mais tarefas com estrela. Isso significa que ela é uma prioridade — portanto, sempre fica acima das outras. Também é possível filtrar o conteúdo disponível na ferramenta por meio de hashtags e compartilhar listas com outras pessoas, caso esteja fazendo algum trabalho conjunto.
Voltado para o gerenciamento de projetos, o Trello é um dos aplicativos mais utilizados para organizar as tarefas diárias e aumentar sua produtividade. Ele funciona de acordo com a metodologia Kanban. Isso significa que a ferramenta é separada em quadros (boards), que contêm diferentes cartões (cards) — cada um deles recebe uma atividade.
O cartão permite determinar prazo de entrega, membros participantes, etiquetas (para evidenciar urgência, por exemplo) e até colocar um checklist e adicionar anexos. Comentários e descrições também têm campos específicos para facilitar o detalhamento.
Ao acessar o board, você tem uma visão mais ampla de tudo o que precisa fazer no dia, na semana e até no mês. Com isso, é possível se programar para estudar diferentes disciplinas, por exemplo.
Além disso, vários boards podem ser criados a fim de separar as tarefas mais complexas, como projetos. Por exemplo: se seu objetivo é estudar, você pode criar um quadro para cada disciplina, como Português, Matemática, Física, Biologia etc. Assim, consegue organizar a sua rotina de maneira mais eficiente.
Também chamado de Google Agenda, essa ferramenta consiste em um calendário comum, no qual você anota seus compromissos com dia e horário. Assim, eles são exibidos para garantir que serão lembrados e realizados. Porém, existe uma vantagem importante dessa ferramenta: verificar como é feita a divisão do tempo do seu dia e quantos minutos ou horas cada tarefa demora.
O que você ganha com isso? Consegue identificar quantas atividades realiza a cada dia, qual é a melhor forma de dividir o seu dia, quantas horas demora para estudar a disciplina que tem mais dificuldade ou para executar uma tarefa que renderá um dinheiro extra, por exemplo.
A vantagem é que o aplicativo é ideal para evitar imprevistos, devido à possibilidade de sincronização com outros dispositivos. Isso significa que você receberá as notificações no computador ou no celular. Caso tenha alguma obrigação de última hora, apenas reorganiza seus compromissos.
Dentro do escopo das ferramentas do Google, o Docs também tem grande relevância para a produtividade. Interligado com o Drive, esse aplicativo possibilita abrir, editar e salvar documentos até mesmo se estiver offline. Assim, você consegue revisar algum arquivo, fazer alguma complementação e estudar o conteúdo de qualquer lugar, inclusive quando estiver na fila esperando para ser atendido.
Desse modo, qualquer momento é adequado para produzir. O documento é atualizado automaticamente com conexão à internet — portanto, as alterações são mantidas. Além disso, você pode trabalhar com qualquer ferramenta do pacote Office.
A boa produtividade depende de quanto tempo você demora para realizar cada atividade. O Toggl ajuda exatamente nisso: monitorar os minutos ou horas despendidos com cada tarefa. A vantagem é que esse processo é feito de maneira muito mais simples, porque o aplicativo conta com um timer que pode ser interrompido todas as vezes que você precisar descansar ou resolver outro problema.
Essa ferramenta também pode ser integrada a outros aplicativos, como Trello, Google Drive e Evernote. Com isso, ele identifica a tarefa e é preciso somente iniciar a contagem do tempo até a conclusão da atividade. No final, você verifica quantas interrupções foram feitas, o tempo de execução de cada atividade e a contagem geral de horas até sua finalização.
Por exemplo: imagine que você começou uma atividade às 10h, parou às 12h, realizou outra tarefa, voltou às 17h30 e continuou das 20h até as 22h. Todas essas informações estarão detalhadas no Toggl. A partir disso, é possível visualizar as tarefas que mais demoraram e ter informações adicionais, como as que foram mais cansativas por terem exigido mais tempo de parada.
Essa visualização permite organizar melhor o tempo para aumentar sua produtividade. Da mesma forma, ajuda na concentração, porque fica inviável interromper a contagem dos minutos de maneira constante.
Tem dificuldade para ignorar as redes sociais ou tem a sensação de que produziu muito ao longo do dia, mas finalizou pouco? O RescueTime pode ajudar! Essa ferramenta monitora o tempo gasto com distrações na frente do computador e apresenta relatórios com métricas sobre os minutos despendidos em cada site.
Essa é uma forma eficiente de saber como está sua concentração e o que precisa ser feito para aumentar o foco. Se você identificar, por exemplo, que perde muito tempo assistindo a vídeos, tem a oportunidade de definir metas para melhorar esse aspecto. Uma possibilidade é aplicar o gamification na sua vida.
É o caso de delimitar que trabalhará em determinada atividade até o final e depois terá uma recompensa, como um tempo de descanso ou um prazo para jogar. Com os relatórios do RescueTime, você também detecta quais são os sites mais acessados durante o dia e observar, por exemplo, se são referentes a estudo, negócios, utilidades, lazer e mais.
Esse último aplicativo é baseado na técnica pomodoro, que consiste em dividir o tempo em blocos de 25 minutos, com intervalos de 5 minutos entre eles. Assim que quatro pomodori terminarem, o descanso é maior, de 15 ou 30 minutos — você é quem define o que é melhor.
Essa metodologia, criada por um italiano, é uma das mais eficientes quando o assunto é produtividade. Existem vários aplicativos e ferramentas que trabalham com o pomodoro, mas o Focus Booster é um dos melhores.
Com ele, você tem acesso a relatórios para identificar sua evolução e o que ainda pode ser aperfeiçoado. Você ainda pode configurar o tempo de intervalo e de foco. Ademais, a própria técnica pomodoro facilita a concentração, já que a ideia é se manter totalmente atento à atividade enquanto está produzindo-a.
Em suma, existem diferentes aplicativos e ferramentas. Você não precisa utilizar todos, mas pode (e deve!) escolher mais de um deles para trabalhar em conjunto. Dessa forma, fica muito mais fácil fazer seu dia render e ter tempo para aproveitar as coisas boas da vida.
Agora que você conhece as opções para melhorar sua produtividade, que tal conhecer mais alternativas? É só baixar a planilha com 100 ferramentas e aplicativos para produtores de conteúdo e outros profissionais e estudantes!
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